Scrum
สร้างผลกำไรให้โครงการด้วยวิธีการแบบ Scrum
Scrum เป็นศัพท์ในกีฬารักบี้ที่สื่อถึงวิธีการที่ทีมทำงานร่วมกันเพื่อเคลื่อนลูกบอลไปข้างหน้าในสนาม คำนี้ถูกใช้มานานแล้ว แต่การนำ Scrum มาประยุกต์ใช้กับการตั้งเป้าหมายและการทำงานเป็นทีมยังถือเป็นเรื่องที่ค่อนข้างใหม่ แม้ว่าจะได้พิสูจน์ประสิทธิภาพในการดำเนินโครงการอย่างรวดเร็วแล้วก็ตาม
วิถีแห่ง Scrum เป็นวิธีการที่ให้ประสิทธิผลสูงสุดในทุกมิติ เราสามารถใช้มันเพื่อแก้ไขปัญหาสังคมอื่นๆ ได้นอกเหนือจากการเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม สรุปนี้จะมุ่งเน้นไปที่การช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การทำงานอย่างมีประสิทธิผลสูงสุด—วิถีแห่ง Scrum—ไม่จำเป็นต้องจำกัดอยู่แค่ในแวดวงธุรกิจ — Jeff Sutherland
การจัดการโครงการมีสองวิธี:
วิธีการแบบ Waterfall (Waterfall method) ให้ความสำคัญกับแนวทางที่เป็นเส้นตรงในการแก้ปัญหา โดยแต่ละขั้นตอนจะขึ้นอยู่กับความสำเร็จของขั้นตอนก่อนหน้า วิธีการแบบ Waterfall มักส่งผลให้สิ้นเปลืองเงินโดยไม่ได้ผลลัพธ์ที่สำคัญ
วิธีการแบบ Scrum (Scrum method) เป็นกรอบการทำงานที่ลดความสูญเปล่าและใช้คนน้อยลง ซึ่งสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้หลักการนี้ไม่ว่าจะในระดับบุคคลหรือทีม จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จอย่างยิ่งใหญ่ในที่ทำงานและหลีกหนีจากความธรรมดาได้
ทุกทีมต่างทุ่มเทความพยายามอย่างมากเพื่อบรรลุเป้าหมาย ดังนั้นทุกคนจะมีความสุขหากสามารถทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น การคาดการณ์ที่เหมาะสมและการทำงานเป็นทีมช่วยป้องกันการสูญเสียเงินและเวลาหลายล้านดอลลาร์ไปโดยเปล่าประโยชน์ โดยเฉพาะสำหรับทีมที่ทำงานในโครงการใหม่ๆ หากคุณสนใจในเรื่องนี้ สรุปนี้เหมาะสำหรับคุณ!
ขณะที่คุณอ่านสรุปนี้ไปเรื่อยๆ คุณจะได้เรียนรู้ว่าทำไมการบรรลุเป้าหมายถึงใช้เวลานาน และจะหลีกเลี่ยงความสูญเปล่าในกระบวนการได้อย่างไร คุณจะได้เห็นด้วยว่าทำไมทีมต่างๆ ถึงคาดการณ์ระยะเวลาและปริมาณงานที่ต้องใช้ในโครงการได้ไม่ดีนัก
⚡️ วิธีการแบบ Scrum สร้างความก้าวหน้าให้กับทีมโดยช่วยให้พวกเขาสร้างโครงสร้างและสามารถประเมินงานของตนเองได้
คุณรู้หรือไม่? กีฬารักบี้มีต้นกำเนิดในศตวรรษที่ 19 โดยเชื่อว่าผู้คิดค้นคือ วิลเลียม เวบบ์ เอลลิส
Scrum นำเสนอวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
ในฐานะนักบินรบ ชีวิตของ Jeff Sutherland มักตกอยู่ในอันตราย เขาจึงได้เรียนรู้ถึงความสำคัญของกระบวนการเอาตัวรอด 4 ขั้นตอน: สังเกต (observe), ปรับทิศทาง (orient), ตัดสินใจ (decide), และลงมือทำ (act) ซึ่งหมายถึง:
สังเกตพื้นที่ที่สำคัญ
วางแผนเส้นทางเข้าและออกจากเขตแดนของศัตรู
วางแผนสำรองในกรณีฉุกเฉิน
ตัดสินใจและปฏิบัติตาม
Scrum ก็ใช้เทคนิคเดียวกันนี้ แนวคิดศิลปะการต่อสู้ของญี่ปุ่น ชู ฮา ริ (Shu Ha Ri) อธิบายวิธีการแบบ Scrum ได้ดียิ่งขึ้น Shu Ha Ri อธิบายระดับความเชี่ยวชาญในสถานะต่างๆ:
ระดับ ชู (Shu) เป็นระดับที่ซ้ำซากที่สุด ในขั้นนี้ คุณเพียงแค่ทำความคุ้นเคยกับกฎและทำซ้ำอย่างเคร่งครัด
ระดับ ฮา (Ha) มีโอกาสสำหรับการเปลี่ยนแปลงและนวัตกรรม แต่ก็เพียงเล็กน้อย
ระดับ ริ (Ri) เป็นระดับที่คุณมีความคิดสร้างสรรค์อย่างเต็มที่และไม่มีข้อจำกัด คุณสามารถละทิ้งขั้นตอนทั้งหมดที่เรียนรู้ในระดับ Shu และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ได้ เพราะตอนนี้คุณเข้าใกล้ความเชี่ยวชาญแล้ว
Scrum ก็เป็นเช่นนี้ คือความพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อไปให้ถึงสถานะใหม่ที่งานดำเนินไปอย่างราบรื่น
ไม่ต้องมีฮีโร่ หากคุณต้องการฮีโร่เพื่อทำงานให้สำเร็จ แสดงว่าคุณมีปัญหา ความพยายามเยี่ยงฮีโร่ควรถือเป็นความล้มเหลวของการวางแผน — Jeff Sutherland
นวัตกรรม Scrum ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป มันช่วยป้องกันไม่ให้โครงการล่าช้าและงบประมาณบานปลาย วิธีการแบบ Waterfall ซึ่งเคยเป็นที่นิยมที่สุดในอดีต ปัจจุบันไม่เป็นที่นิยมเท่าเดิมแล้ว
⚡️ Scrum กล่าวว่า: มีวิธีการทำสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกัน คุณไม่จำเป็นต้องทำงานในลักษณะที่ซับซ้อน ใช้เวลานาน หรือมีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด
คุณรู้หรือไม่? แนวคิด Shu Ha Ri ถูกนำมาใช้ครั้งแรกในโลกของศิลปะการต่อสู้ในทศวรรษ 1930 โดย เคนจิ โทมิกิ ลูกศิษย์ของ จิโงโร คาโน ผู้ก่อตั้งกีฬายูโด
การทำงานเป็นทีมคือการทำงานอย่างชาญฉลาด
ทีมมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำงาน เพราะเป็นผู้ที่ทำงานให้สำเร็จ เราเห็นทีมได้ทุกที่ ตั้งแต่กลุ่มศัลยแพทย์ในห้องผ่าตัดไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านยานยนต์ที่สร้างรถยนต์
ทุกคนที่ดำเนินธุรกิจรู้ดีว่าทีมมีคุณค่าเพียงใด แต่สิ่งที่น่าสนใจคือผู้นำหลายคนกลับเลือกที่จะมุ่งเน้นไปที่บุคคลแทน การมุ่งเน้นเฉพาะบุคคลบางคนและละเลยคนอื่นๆ ในธุรกิจและการทำงานถือเป็นความผิดพลาดอย่างใหญ่หลวง นอกจากจะทำให้คนรู้สึกถูกทอดทิ้งแล้ว แนวทางนี้ยังขัดขวางการเติบโตของคุณ เพราะคุณไม่ได้ใช้ศักยภาพของทุกคนที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
⚡️ คุณต้องเชี่ยวชาญในศิลปะการมอบหมายงานเพื่อที่จะประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการ
ทีมที่ดีที่สุดมีลักษณะเฉพาะที่ช่วยให้พวกเขาโดดเด่น ซึ่งได้แก่:
ความเหนือธรรมดา (Transcendence): มีเป้าหมายที่แข็งแกร่งซึ่งทำให้พวกเขาก้าวข้ามความธรรมดาไปสู่ความพิเศษ
ความเป็นอิสระ (Autonomy): ทีมสามารถจัดระเบียบและจัดการตนเองได้ และมีอำนาจในการตัดสินใจที่สำคัญได้ด้วยตนเอง
การทำงานข้ามสายงาน (Cross-Functionality): ทีมมีความสามารถพึ่งพาตนเองได้ พวกเขามีทักษะทั้งหมดที่จำเป็นในการทำโครงการให้สำเร็จ
ทีมที่มีคนจำนวนมากมักใช้ความพยายามมากกว่าทีมที่มีคนน้อย Fred Brooks วิศวกรซอฟต์แวร์ชาวอเมริกันกล่าวว่าทีมขนาดเล็กสามารถบรรลุเป้าหมายได้เร็วกว่าทีมขนาดใหญ่ถึงห้าเท่า ตัวเลขมหัศจรรย์ตามที่ Jeff Sutherland กล่าวคือ ทีม 7 คน (บวกลบได้สองคน) แต่หากเกินเก้าคนจะทำให้ทีมช้าลง
คุณรู้หรือไม่? งานวิจัยปี 2021 ที่เผยแพร่บน Nature.com รายงานว่าทีมที่ทำงานทางไกลมีการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานโดยตรงมากกว่าทีมที่ทำงานในสำนักงานแบบดั้งเดิม
เวลาและจังหวะมีความสำคัญอย่างยิ่งในวิธีการแบบ Scrum
เวลาเป็นสิ่งสำคัญในความพยายามของมนุษย์ วิธีการแบบ Scrum สนับสนุนให้มองว่าเวลามีจำกัด โดยการแบ่งงานออกเป็นส่วนเล็กๆ ที่สามารถทำได้สำเร็จอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้เรียกว่า "Sprints" (การวิ่งระยะสั้น) ทีมของ Jeff Sutherland ใช้วิธีนี้เพื่อผลิตซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้หนึ่งชิ้นต่อเดือน
ข้อดีของ Sprints คือ นอกจากความเร็วในการทำงานแล้ว ยังช่วยให้ทีมได้รับผลตอบรับ (feedback) ก่อนที่จะทุ่มเททรัพยากรไปกับโครงการที่ตลาดไม่ต้องการมากเกินไป
ไม่เพียงแต่กำหนดกรอบเวลาของโครงการเท่านั้น แต่ต้องแน่ใจว่าคุณสร้างจังหวะการทำงานโดยการล็อคกรอบเวลานั้นไว้ ไม่ควรมีการเพิ่มงานพิเศษหลังจากที่ตัดสินใจแล้วว่าจะทำอะไรในช่วงเวลานั้นๆ ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณอยู่ใน "สภาวะลื่นไหล" (flow state) ได้อย่างสม่ำเสมอ
⚡️ พยายามหลีกเลี่ยงการจัดการแบบจู้จี้จุกจิก (micromanaging) กับทีม ให้ความไว้วางใจและอิสระในการสร้างสรรค์แก่พวกเขาอย่างเพียงพอ
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพ
การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) มักไม่มีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลในท้ายที่สุด เพราะคุณกำลังทำให้สมองประมวลผลคำขอจำนวนมากพร้อมๆ กัน เพื่อลดความสูญเปล่า ควรหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และการทำงานครึ่งๆ กลางๆ Scrum เชื่อว่าโครงการใดก็ตามที่ค้างอยู่ในกระบวนการนานเกินไปถือเป็นความสูญเปล่า
การทำงานเป็นเวลานานโดยไม่พักผ่อนไม่ได้ทำให้งานเสร็จมากขึ้น แต่กลับลดประสิทธิภาพและทำให้เกิดข้อผิดพลาดและความเหนื่อยล้า
คุณรู้หรือไม่? จากข้อมูลของ National Highway Transportation Safety Administration ในปี 2020 ผู้ขับขี่ที่เสียสมาธิในสหรัฐอเมริกาเป็นเหตุให้มีผู้เสียชีวิตกว่าสามพันคน
วิธีการเริ่มฝึกฝน Scrum ให้ประสบความสำเร็จ
คุณสามารถฝึกฝนวิธีการแบบ Scrum ได้ทุกที่โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
เลือกเจ้าของธุรกิจหรือเจ้าของผลิตภัณฑ์ (Product Owner): ผู้ที่มีวิสัยทัศน์เกี่ยวกับสิ่งที่จะทำ
เลือกทีม (Team): กลุ่มคนที่จะทำงาน ต้องมีขนาดเล็กและประกอบด้วยคนที่มีทักษะที่จำเป็น
เลือก Scrum Master: บุคคลที่เข้าใจวิธีการแบบ Scrum และรับผิดชอบให้ทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
สร้างและจัดลำดับความสำคัญของ Product Backlog: ชี้แจงสิ่งที่ทีมต้องทำทั้งหมดและจัดลำดับความสำคัญ
การวางแผน (Planning): Scrum Master และ Product Owner วางแผนการทำงานและเป้าหมายสำหรับ Sprint
แบ่งปันความคืบหน้า (Share Progress): ใช้ Scrum Board หรือกระดาษโน้ตเพื่อแสดงสถานะของงาน (เช่น ต้องทำ, กำลังทำ, เสร็จแล้ว) เพื่อให้ทุกคนติดตามความคืบหน้าได้
การประชุม Scrum ประจำวัน (Daily Scrum Meetup): ประชุมสั้นๆ ประมาณ 15 นาทีทุกวันเพื่อตอบคำถาม:
การทบทวน Sprint (Sprint Review): ทุกทีมต้องทบทวนโครงการที่ผ่านมา (Sprints) เพื่อหาจุดที่ต้องปรับปรุงและสิ่งที่ควรเลิกทำ
เริ่ม Sprint ใหม่ทันที: ทีมควรเริ่มโครงการใหม่ทันทีที่โครงการก่อนหน้าเสร็จสิ้น เพื่อรักษาแรงผลักดัน
บทสรุป
สำหรับหลายๆ คน งานคือการแสดงออกถึงความสมหวังและความสุข Scrum เสนอว่าการเปลี่ยนแปลง การค้นพบ และแนวคิดใหม่ๆ จะได้ผลก็ต่อเมื่อมีแผนที่มั่นคง ดังนั้น ควรเขียนเป้าหมายของคุณและมีแผนโดยละเอียดเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น นอกจากนี้ การมีทัศนคติที่ยืดหยุ่นจะช่วยให้คุณเติบโตได้เร็วขึ้น
ความสุขที่แท้จริงอยู่ที่กระบวนการทำงานที่น่าพึงพอใจ ไม่ใช่แค่ผลลัพธ์สุดท้าย ดังนั้น Scrum จึงเน้นการทำงานให้ละเอียดถี่ถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจทำให้คุณหงุดหงิดจากการต้องกลับมาทำงานซ้ำๆ
ลองทำสิ่งนี้
สร้างทีมที่มีสมาชิกไม่เกินเก้าคนและฝึกฝนการใช้เทคนิค Scrum เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
หากทำไม่ได้ ให้ลองฝึกฝนการทบทวนตนเองดังที่ได้กล่าวไปแล้ว ลองนึกถึงความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณในฐานะปัจเจกบุคคล พยายามระบุว่าคุณทำอะไรเพื่อบรรลุความสำเร็จนั้น และจะนำสิ่งเดียวกันมาปรับใช้กับโครงการที่คุณกำลังทำอยู่ได้อย่างไร
Jeff Sutherland